Betydelsen av hur man skriver en upphandling och vad man bör fråga efter är i högsta grad beroende på vad som ska upphandlas, komplexitet och inte minst samarbetets tidshorisont.
De tankar som vi vill förmedla här har sitt ursprung i tänkta långsiktiga upphandlingar där flera olika leverabler är den del av den totala lösningen det vill säga det är inte endast en produkt eller en enstaka tjänst som är föremål för upphandlingen.
1.Förstå verksamhetens behov
Att förstå det man skall upphandla och det behov som skall tillgodoses är i mångt och mycket en hygienfaktor när man ger sig in i en upphandlingskarusell, men det kommer som oftast med både utmaningar och fallgropar.
Utan att gå djupare in i rubriken än så här vi vill förmedla betydelsen av att avsätta adekvat tid till den förstudie som bör ligga till grund för den kommande upphandlingen – låt alltid nyttan och behovet vara det som genomsyrar upphandlingen, inte tekniken. Tips är att samla nyttorna i ett dokument ”svarsblock” som är lätt att referera till.
2.Terminologi
Hade det funnits ett världsmästerskap i komplex terminologi så hade utan tvekan IT-branschen tagit hem alla medaljer…och lite till.
IT-branschen har alltid varit mästare på att uppfinna nya ord och/eller konsolidera redan fungerande och lättförståeliga ord till förkortningar där gemene man inte ens har en rimlig chans att kunna gissa sig till dess innebörd.
Men, det är så här vi lever och det är så här vi lär i denna bransch och av just denna anledningen kan det vara viktigt att man i sin upphandling ber den svarande att förtydliga vissa branschspecifika delar.
Att kräva en defintionslista på IT-terminologin kan vara en väg framåt eller ännu hellre att be den svarande författa en summering (ibland kallat Executive Summery) som på ett generiskt språk beskriver det som skall levereras och det behov som skall fyllas. Det sistnämnda kan med fördel också nyttjas som en intern kommunikation till företagets interna intressenter, det är ju aldrig fel för upphandlaren att så många som möjligt är ombord och har förståelse för det leveranstörsval som står för dörren.
3.Ansvarsfrågan
Av förklarliga skäl så kommer svaren på upphandlingen att vara direkt relaterade till var kraven om ansvar ligger. Det finns inga rätt eller fel mer än att frågan måste ha fått ett betydande utrymme i er förstudie.
En ansvarsmatris kan vara ett både enkelt och överskådligt sätt att tydliggöra ansvarsfördelningen, fråga gärna efter detta.
4.Äpplen, Päron och dolda kostnader
Skriv upphandlingen på ett så tydligt sätt som det bara går för att komma så nära en enkel och bra jämförelse mellan de svarande. Med tydlighet menas egentligen inte detaljtekniken som sådan, utan snarare nyttan, ansvar, löfte om servicenivåer och givetvis de kostnader som är förenligt med anbudssvaret.
Att vara för detaljerad om vad man vill ha avseende teknik, produkter etcetera är inte alltid positivt utan kan istället begränsa den svarande. Fokusera istället på det tidigare skrivna som ”svarsblock” det vill säga nytta, ansvar med mera och låt den svarande få nyttja sin kunskap och kompetens i svaren. Det är inte helt ovanligt att resultaten av sådana svar leder till bättre nytta, högre effektivitet och/eller lägre kostnader än den ursprungliga tanken.
Dolda kostnader är ett återkommande diskussionsämne i de flesta upphandlingar. I grund och botten så tror vi inte att den svarande menar att, avsiktligt, dölja kostnader. Att dessa kostnader uppkommer handlar snarare om bristande förståelse för det som efterfrågats, eller att det skrivna har en otydlighet vilket medför för många varianter av tolkningar. Om det finns en osäkerhet eller för fria tolkningar väljer många gånger den svarande det alternativ som har lägst pris vilket inte alltid är det optimala för er som upphandlande, i synnerhet inte efter det att leveransen är genomförd eller driftsatt.
Hur kommer man då till rätta med dessa doldisar och tolkningsförbistringar? Ett mycket enkelt sätt är att bjuda in de svarande till en kort presentation och diskussion där den svarande också lämnas utrymme att ställa frågor. Avstånds- eller tidsproblem? Varför då inte nyttja tekniken via Skype eller motsvarande.
Det är så mycket bättre att ni uppnår ett fåtal kvalitativa svar än att ni har för många och för otydliga handlingar att ta er igenom. Bara er egen tidsvinst gör det till en självklarhet att ha ett högre fokus på ett fåtal aktörer till skillnad mot den kvantitativa tidstjuven och att jaga sista kronan.
5. Införandeprojekt
Införandeprojektet (Transitionen) och den eventuella migreringen är mycket viktiga komponenter för en lyckad leverans och driftsättning. En del upphandlingar frågar efter en nyckelfärdig lösning och får också då svaren som oftast i en oskiljbar massa där det är svårt att utvärdera en svarande från en annan.
Be gärna de svarande att beskriva deras möjligheter, erfarenhet och kunskap för en lyckad leverans och underskatta inte att efterfråga referenser från liknande uppdrag. Skriv gärna också upphandlingen så att de svarande presenterar lösning, införandeprojekt och en eventuell migrering var för sig.
6. Samarbetsformer (Governance)
Både den upphandlande och den svarande är givetvis fullt medvetna om betydelsen i ett fungerande samarbete. Av denna anledning bör man redan i ett tidigt skede, det vill säga redan i upphandlingsförfarandet, vara överens om de stora penseldragen kring de förväntningar man har för ett lyckat samarbete.
Många gånger kommer denna diskussion först vid en avtalsförhandling vilket vi anser vara olyckligt med tanke på dess betydelse både på kort och lång sikt.
Det finns flertalet upphandlingar som avstannat efter införandet och där den där proaktiviteten som man kunde utläsa av svaren och som fanns med vi handskakningen snabbt övergick till en konserverad situation utan nämnvärda strategier eller utveckling. Samarbetets grundstenar bör omfattas av proaktivetet och att strategiskt arbeta för en gemensam framtid.
Man bör också arbeta för återkommande och strukturerade forum under hela affärsrelationen som bland annat har som syfte att snabbt fånga de avvikelser som kan komma under samarbetet.
Lycka till med era kommande upphandlingar och tveka aldrig att se Itm8 som en del av de svarande.
Ta också gärna del av första blogginlägget i ämnet upphandlingar ”Att handla upp IT-hur svårt kan det vara?”
